6 razones fundamentales para hacer backup de Office 365 (Parte 1).

La falsa idea de Office 365

Microsoft Office 365 ofrece georedundancia, lo que muchas veces se entiende como backup. El backup tiene lugar cuando se hace una copia histórica de los datos y se almacena en otra ubicación. Sin embargo, es más importante incluso el tener acceso directo y controlar el backup. De esta forma, si por ejemplo se pierden datos, son eliminados accidentalmente o sufre un ataque malicioso, podrá recuperar la información rápidamente. La geo-redundancia, por el contrario, protege frente a un fallo del sitio o hardware, así que si se produce un fallo de la infraestructura o interrupción eléctrica, los usuarios seguirán operando con normalidad ajenos a estos problemas subyacentes.

Como plataforma de Software as a Service (SaaS) robusta y de gran capacidad, Microsoft Office 365 satisface a la perfección las necesidades de muchas organizaciones. Office 365 proporciona disponibilidad de aplicaciones y actividad para garantizar que los usuarios estén siempre operativos, pero un backup de Office 365 puede protegerle frente a otras muchas amenazas para la seguridad.

Su jefe o usted mismo podría pensar, «bueno, con la papelera de reciclaje puede que tenga suficiente.” Es aquí donde la gente se equivoca. El tiempo medio en el que se descubre que se han puesto datos en compromiso es de 140 días1. Un periodo de tiempo increíblemente largo. Lo más probable es que no se dé cuenta de que algo falta o se ha perdido hasta que ya sea demasiado tarde para la papelera de reciclaje.

 

 

1.Borrado Accidental

Si elimina un usuario, tanto si así lo quería como si no, ese borrado se replica a través de la red, junto con la eliminación de su sitio SharePoint personal y sus datos de OneDrive.

Las papeleras de reciclaje nativas y el historial de versiones de Office 365 solo pueden protegerle de una pérdida de datos de forma limitada, lo que puede convertir una sencilla recuperación desde un backup correcto en un gran problema, una vez que la georedundancia de Office 365 ha borrado los datos para siempre, o ha vencido el periodo de retención.

Existen dos tipos de borrado en la plataforma Office 365, el borrado normal (soft-delete) y el purgado (hard delete). Un ejemplo de borrado «soft» es vaciar la carpeta Elementos eliminados. También se refiere a estos como “Borrados permanentemente” En este caso el «permanente» no es completamente permanente, ya que el elemento puede encontrarse todavía en la carpeta de elementos recuperables.

Un borrado «hard» o purgado se produce cuando el elemento se marca para purgarse de la mase de datos del buzón por completo. Una vez que esto sucede,es irrecuperable.

2.Vacíos y confusión con las políticas de retención

El ritmo vertiginoso de los negocios en la era digital se presta a la constante evolución de las políticas, entre las que se incluyen las de retención, que son complicadas de mantener por no hablar de su gestión. Igual que ocurre con el borrado soft y hard, Office 365 posee políticas de backup y retención limitadas que solo pueden lidiar con pérdidas de datos situacionales, y no pretenden ser una solución integral de backup.

Otro tipo de recuperación, un punto de restauración de los elementos del buzón de correo no está al alcance de Microsoft. En el caso de un problema serio, una solución de backup puede proporcionar la posibilidad de volver a un punto en el tiempo anterior al problema y salvar el día.

Con una solución de backup de Office 365, no hay brechas en la política de retención o poca flexibilidad en la restauración. Los backups a corto plazo o el archivado a largo plazo, las restauraciones granulares o a un punto en el tiempo, todo está al alcance de sus manos, convirtiendo la recuperación de datos en un proceso rápido y fiable.

 

Fuente: Veeam Software