Menos seguimiento manual, más control
Ponemos reglas a los procesos que hoy dependen del correo y de la memoria de cada uno, los automatizamos sobre Microsoft 365 y, cuando tu programa de gestión lo permite, los conectamos con él. Y cuando el proceso ya funciona, añadimos inteligencia artificial donde aporta, con control y con tu equipo formado.
¿Te suena?
- Las aprobaciones se dan por correo o por WhatsApp, y luego nadie puede demostrar quién aprobó qué ni con qué versión.
- El mismo dato se teclea dos y tres veces: en un formulario, en un Excel y en el programa de gestión.
- El documento «bueno» está en el ordenador de alguien, y hay tres versiones circulando.
- Un vencimiento se pasa porque nadie avisó a tiempo.
- El seguimiento se hace preguntando: «¿esto ya está?».
Cuando el proceso tiene reglas, la automatización funciona. Sin reglas, solo acelera el desorden. Por eso empezamos por las reglas.
Qué hacemos, en sencillo
Definimos dónde vive cada información, qué está pendiente y qué es definitivo, quién aprueba qué y qué queda registrado.
Automatizamos lo repetitivo para que el proceso avance solo, con avisos y evidencia de cada paso.
Y, cuando tu programa de gestión lo permite, lo conectamos para que el dato entre una vez y llegue donde tiene que llegar.
Ejemplos del tipo de proyectos que hacemos
No son casos de un cliente concreto. Son patrones que se repiten en muchas empresas y que adaptamos a cada situación.
1) Circuito de aprobación de facturas de compra, con evidencia
La factura entra por un canal acordado, va al responsable que corresponde según las reglas (centro de coste, tipo de gasto, importe), se aprueba con un clic y queda registrado quién aprobó y cuándo. El estado de cada factura es visible sin preguntar: recibida, en revisión, aprobada, con incidencia.
Al final, el documento acaba donde debe: en la carpeta correspondiente o en tu programa de gestión.
2) Archivo documental con estados y vencimientos
Contratos, seguros, certificados, documentación legal o de calidad en un solo sitio, con estados claros (pendiente, en revisión, definitivo), control de versiones y un aviso automático antes de cada vencimiento.
Si el documento llega escaneado, podemos extraer los datos clave para clasificarlo; tú solo validas lo que importa.
3) Integración con a3ERP y con tus aplicaciones
Instalamos y mantenemos a3ERP. Y cuando la empresa tiene otras aplicaciones (prevención de riesgos, calidad, un vertical del sector, una web) que hoy obligan a copiar datos a mano, las conectamos para que el dato entre una vez.
Por API, por base de datos o por importación controlada, con registro de lo enviado y de las incidencias.
Cómo lo ponemos en marcha: por iteraciones, sin proyectos infinitos
1
Un primer proceso con impacto
Elegimos uno que quite tiempo cada semana y en el que el cambio se note.
2
Reglas por escrito y circuito funcionando
Estados, responsables, excepciones. Lo probamos con quien lo va a usar cada día.
3
Ampliamos
Cuando el primero funciona de verdad, pasamos al siguiente. Así evitamos mucha herramienta configurada y poco uso real tres meses después.
Inteligencia artificial: cuando aporta, con preparación y con control
La IA rinde más y se equivoca menos cuando hay fuentes claras, permisos bien definidos y un criterio de qué es una respuesta válida. Por eso la planteamos al final del proceso, no al principio:
- Preparación. Identificamos las fuentes, la estructura mínima y los permisos antes de activar nada.
- Gobierno. Definimos qué puede responder, qué no, y cómo se valida lo que devuelve.
- Evidencia. Cuando la herramienta lo permite, la respuesta indica de dónde sale: documento, registro o fuente.
- Adopción y medida. Para quién sirve en el día a día, y qué medimos para saber si aporta.
Según el caso trabajamos con Copilot y Copilot Studio dentro de Microsoft 365, con Azure AI (incluido Azure OpenAI) para tareas concretas como clasificar, extraer o resumir, y con otros modelos (ChatGPT, Claude) cuando el caso lo pide. Integrado en el proceso cuando conviene, y con control.
Formación en IA para tu equipo
Parte de la IA va dentro del proceso y nadie tiene que pedirle nada: clasifica, extrae, resume. La otra parte la usan las personas, y esa no se adopta por decreto: se adopta cuando cada persona sabe qué puede pedirle, qué no debe compartir y cómo comprobar lo que devuelve. Formamos con casos reales de tu empresa, no con ejemplos genéricos.
- Sesión de introducción para toda la empresa. Qué es y qué no es, reglas de uso (qué se puede compartir con una IA y qué no), y los tres o cuatro usos que ahorran tiempo desde el primer día.
- Taller por departamento. Administración, comercial, operaciones: casos reales de su trabajo, con Copilot o con la herramienta que ya usen.
- Acompañamiento. Después de la formación, seguimiento durante unas semanas para resolver dudas y fijar los usos que funcionan.
Para asesorías y despachos
Documentación de clientes ordenada por expediente, con permisos y versiones; vencimientos que avisan solos; circuitos de aprobación con evidencia; y, cuando el despacho acompaña a un cliente que pone en marcha a3ERP, la integración con las aplicaciones de ese cliente.
Complementa a Kabilio: Kabilio automatiza la factura hacia la contabilidad; esto es el resto del proceso.
Preguntas frecuentes
¿Esto es solo «poner automatizaciones»?
No. Es proceso, evidencia y adopción. Primero definimos estados, responsables y excepciones. Después automatizamos.
¿Hace falta cambiar de programa de gestión?
No. Trabajamos sobre lo que tienes: Microsoft 365, a3ERP y tus aplicaciones.
¿Hay que usar IA para automatizar?
No siempre. Muchos procesos se resuelven con reglas y automatización; en otros, la IA es la pieza que los hace posibles: leer un documento, clasificar un correo, resumir. La ponemos donde aporta.
¿Cuánto dura?
El primer proceso suele estar funcionando en pocas semanas. Después, cada ampliación se decide sobre lo que ya funciona.