Menys seguiment manual, més control
Posem regles als processos que avui depenen del correu i de la memòria de cadascú, els automatitzem sobre Microsoft 365 i, quan el teu programa de gestió ho permet, els hi connectem. I quan el procés ja funciona, hi afegim intel·ligència artificial on aporta valor, amb control i amb el teu equip format.
Et sona?
- Les aprovacions es donen per correu o per WhatsApp, i després ningú no pot demostrar qui va aprovar què ni amb quina versió.
- La mateixa dada es tecleja dues i tres vegades: en un formulari, en un Excel i al programa de gestió.
- El document «bo» és a l’ordinador d’algú, i en circulen tres versions.
- Es passa un venciment perquè ningú no ha avisat a temps.
- El seguiment es fa preguntant: «això ja està fet?».
Quan el procés té regles, l’automatització funciona. Sense regles, només accelera el desordre. Per això comencem per les regles.
Què fem, dit senzillament
Definim on es guarda cada informació, què està pendent i què és definitiu, qui aprova què i què queda registrat.
Automatitzem el que és repetitiu perquè el procés avanci sol, amb avisos i evidència de cada pas.
I, quan el teu programa de gestió ho permet, el connectem perquè la dada entri un sol cop i arribi on ha d’arribar.
Exemples del tipus de projectes que fem
No són casos d’un client concret. Són patrons que es repeteixen en moltes empreses i que adaptem a cada situació.
1) Circuit d’aprovació de factures de compra, amb evidència
La factura entra per un canal acordat, va al responsable que correspon segons les regles (centre de cost, tipus de despesa, import), s’aprova amb un clic i queda registrat qui l’ha aprovada i quan. L’estat de cada factura és visible sense haver de preguntar: rebuda, en revisió, aprovada, amb incidència.
Al final, el document acaba on ha d’anar: a la carpeta corresponent o al teu programa de gestió.
2) Arxiu documental amb estats i venciments
Contractes, assegurances, certificats, documentació legal o de qualitat en un sol lloc, amb estats clars (pendent, en revisió, definitiu), control de versions i un avís automàtic abans de cada venciment.
Si el document arriba escanejat, en podem extreure les dades clau per classificar-lo; tu només valides el que importa.
3) Integració amb a3ERP i amb les teves aplicacions
Instal·lem i mantenim a3ERP. I quan l’empresa té altres aplicacions (prevenció de riscos, qualitat, un programa vertical del sector, un web) que avui obliguen a copiar dades a mà, les connectem perquè la dada entri un sol cop.
Per API, per base de dades o per importació controlada, amb registre del que s’ha enviat i de les incidències.
Com ho posem en marxa: per iteracions, sense projectes infinits
1
Un primer procés amb impacte
En triem un que consumeixi temps cada setmana i en què el canvi es noti.
2
Regles per escrit i circuit en funcionament
Estats, responsables, excepcions. El provem amb qui el farà servir cada dia.
3
Ampliem
Quan el primer funciona de veritat, passem al següent. Així evitem molta eina configurada i poc ús real tres mesos després.
Intel·ligència artificial: quan aporta valor, amb preparació i amb control
La IA rendeix més i s’equivoca menys quan hi ha fonts clares, permisos ben definits i un criteri del que és una resposta vàlida. Per això la plantegem al final del procés, no al principi:
- Preparació. Identifiquem les fonts, l’estructura mínima i els permisos abans d’activar res.
- Governança. Definim què pot respondre, què no, i com es valida el que retorna.
- Evidència. Quan l’eina ho permet, la resposta indica d’on surt: document, registre o font.
- Adopció i mesura. Per a qui és útil en el dia a dia, i què mesurem per saber si aporta valor.
Segons el cas, treballem amb Copilot i Copilot Studio dins de Microsoft 365, amb Azure AI (inclòs Azure OpenAI) per a tasques concretes com classificar, extreure o resumir, i amb altres models (ChatGPT, Claude) quan el cas ho demana. Integrat en el procés quan convé, i amb control.
Formació en IA per al teu equip
Part de la IA va dins del procés i ningú no li ha de demanar res: classifica, extreu, resumeix. L’altra part la fan servir les persones, i aquesta no s’adopta per decret: s’adopta quan cada persona sap què li pot demanar, què no ha de compartir i com comprovar el que retorna. Formem amb casos reals de la teva empresa, no amb exemples genèrics.
- Sessió d’introducció per a tota l’empresa. Què és i què no és, regles d’ús (què es pot compartir amb una IA i què no) i els tres o quatre usos que estalvien temps des del primer dia.
- Taller per departament. Administració, comercial, operacions: casos reals de la seva feina, amb Copilot o amb l’eina que ja facin servir.
- Acompanyament. Després de la formació, seguiment durant unes setmanes per resoldre dubtes i consolidar els usos que funcionen.
Per a assessories i despatxos
Documentació de clients ordenada per expedient, amb permisos i versions; venciments que avisen sols; circuits d’aprovació amb evidència; i, quan el despatx acompanya un client que posa en marxa a3ERP, la integració amb les aplicacions d’aquest client.
Complementa Kabilio: Kabilio automatitza l’entrada de la factura a la comptabilitat; això és la resta del procés.
Preguntes freqüents
Això és només «posar automatitzacions»?
No. És procés, evidència i adopció. Primer definim estats, responsables i excepcions. Després automatitzem.
Cal canviar de programa de gestió?
No. Treballem sobre el que tens: Microsoft 365, a3ERP i les teves aplicacions.
Cal fer servir IA per automatitzar?
No sempre. Molts processos es resolen amb regles i automatització; en d’altres, la IA és la peça que els fa possibles: llegir un document, classificar un correu, resumir. La posem on aporta valor.
Quant dura?
El primer procés sol estar funcionant en poques setmanes. Després, cada ampliació es decideix sobre el que ja funciona.